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Ordine nel proprio archivio (digitale)

Come ordinare il proprio archivio (digitale)

Mantenere una visione d’insieme e creare un ordine

Introduzione

Mantenere una visione d’insieme e creare un ordine sono obiettivi validi per ogni archivio, che comportano però non poche difficoltà. Le istituzioni culturali di grandi dimensioni hanno normalmente a loro disposizione personale specializzato, informatici e altre risorse per portare a termine i loro compiti in modo professionale.

La situazione cambia per gli archivi minori, gestiti da un unico curatore. In questi casi si ha spesso a disposizione un normale PC da ufficio, e per il lavoro ci si deve arrangiare con programmi standard. Tuttavia, anche con mezzi limitati è possibile costituire archivi impeccabili dal punto di vista tecnico.

In particolare in questi casi si sono rivelati efficaci il ricorso e l’utilizzo sistematico delle risorse disponibili e la rinuncia ad una banca dati in senso stretto per la gestione delle immagini conservate.

Quali sono le fasi più importanti per la strutturazione di un archivio fotografico digitale? 

Bernhard Mertelseder, storico e archivista, presenta le quattro fasi con cui strutturare e gestire un archivio fotografico.
2:10 min.
Rispettando in modo rigoroso le seguenti fasi di lavoro si possono gestire collezioni private anche molto differenti tra loro.
Preparazione
  • Valutazione
    La scelta (“valutazione”) di fotografie di buona qualità e lo scarto dei quasi-doppioni è di immensa importanza nell’era della fotografia digitale. La riduzione del numero di fotografie al minimo indispensabile è un fattore essenziale. Dovrebbero essere inclusi il meno possibile motivi ridondanti.

Che significato hanno le espressioni “scartare” e “sfoltire” nell’ambito dell'archivio fotografico?

Per Roland Sila, direttore della biblioteca del museo Ferdinandeum, prima di catalogare delle fotografie occorre stabilire quali di queste ritraggono al meglio un evento o una località, quali è opportuno catalogare, e quali invece si possono scartare.
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  • Formati
    Solo pochi formati rispondono ai requisiti di un’archiviazione a lungo termine, in particolare riguardo alla leggibilità e alla stabilità degli oggetti digitali. Si dovrebbero dunque selezionare pochi formati, ben conosciuti anche nel mondo dell’archivistica, come “Tiff 6”[1] .
  • Nome del file
    Un criterio importante per l’ordinamento è il nome del file. Negli archivi digitali, o in quelli che non sono strutturati in una banca dati “vera e propria”, esso svolge la funzione di una segnatura. Quest’ultima deve essere univoca e interpretabile dagli utenti. Sarà dunque composta da più parti e, a seconda della struttura dell’archivio, consisterà in un’abbreviazione per il fondo e da altre diciture per i sottogruppi, oltre che da un numero d’ordine progressivo. I fondi composti unicamente da fotografie possono utilizzare un ordine di tipo cronologico per gli oggetti digitali. In questo caso la data di creazione può costituire una parte del nome del file.
Screenshot di una possibile configurazione di un archivio fotografico Bernhard Mertelseder, Tiroler Bildungsforum, CC BY 4.0

Quali sono i criteri da considerare per una corretta assegnazione dei numeri d'inventario nell'archivio fotografico?

Bernhard Mertelseder, storico e archivista, spiega come si possono assegnare a un file un nome e una segnatura.
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  • Varie cartelle
    I file vengono suddivisi in varie cartelle, che rispecchiano in più livelli sia l’origine (provenienza) e la struttura fisica (in caso di scansioni di documenti non digitali già archiviati in modo strutturato) o di contenuto. In questo caso si procede come con gli archivi non digitali (registrazione in più livelli secondo gli standard archivistici, soprattutto ISAD (G) etc.). La denominazione delle cartelle include un’abbreviazione per il fondo e/o una denominazione breve ma significativa del contenuto. Si presti attenzione al mantenimento di una certa omogeneità nelle diciture, e alla creazione di una struttura gerarchica facilmente ricostruibile da terzi.
Elaborazione
  • Classificazione
    Una buona strategia per mantenere una visione d’insieme su una grande quantità di file è quella di costituire delle unità più piccole. Suddividete le fotografie seguendo le linee guida definite precedentemente e create delle cartelle. Una struttura gerarchica è già, nella maggior parte dei casi, una forma di strutturazione logica e di contenuto (classificazione).
  • Metadati
    Un elemento centrale, che facilita enormemente il reperimento, è il salvataggio di metadati direttamente nel file immagine (IPTC, XMP). Ad esempio: titolo, parole chiave, luoghi o georeferenziazioni, indicazioni sui diritti d’autore etc. rimangono invariati anche in seguito alla trasmissione degli oggetti digitali.

In quale modo possiamo apporre alle fotografie (digitali) delle informazioni supplementari? Cosa sono i glossari, le tassonomie e i tesauri?

Bernhard Mertelseder, storico e archivista, spiega in modo approfondito in che modo si possono aggiungere alle fotografie digitali delle informazioni aggiuntive, quale ruolo svolgano in questo processo i glossari, le tassonomie e i thesauri, quali vantaggi essi producano nella gestione dei dati digitali.
3:10 min.
Ulteriori informazioni sull'argomento
Esistono numerosi strumenti che permettono di realizzare quest’operazione in modo assai semplice. Fra questi citiamo soprattutto i programmi XnView MP (www.xnview.com), Irfan View (www.irfanview.net) e GeoSetter (www.geosetter.de). In modo più limitato ciò è realizzabile anche con Windows Explorer.
Ulteriori informazioni sull'argomento

Esistono diversi metodi per la creazione di un archivio fotografico analogico/digitale?

Bernhard Mertelseder, storico e archivista, parla delle diverse strutture di indicizzazione e catalogazione di materiali fisici e digitali.
1:10 min.
  • Calcolo dei checksum
    L’ultimo passo del procedimento è il calcolo dei checksum (valori hash). Grazie ai checksum è possibile controllare in un momento successivo se i file sono integri o se sono stati modificati. La creazione e il controllo dei valori hash non sono operazioni complicate. Esistono moltissimi programmi gratuiti adatti allo scopo, come Hashmyfiles (https://www.nirsoft.net/utils/hash_my_files.html) o Cheksum.
Checksum
A questo argomento è dedicato il capitolo "Come archiviare le foto a lungo termine su un supporto digitale”.
Archiviazione
Da un punto di vista organizzativo gli ambienti di lavoro dovrebbero essere rigorosamente separati da quelli destinati all’archiviazione definitiva (“archivio digitale”)!
Tutte le fasi del processo (denominazione, classificazione, scrittura dei metadati, creazione dei checksum) vengono condotte negli ambienti di lavoro.

Alla fine del processo i “pacchetti di lavoro” completi (solitamente intere cartelle con i rispettivi file) trovano sistemazione nell’archivio digitale.

Controllo della corretta trasmissione, eventualmente tramite i checksum.
Conservazione dei file
La conservazione a lungo termine dei file è soltanto in parte una difficoltà di tipo tecnico. Il cuore del problema è in questo caso lo sviluppo di un piano strategico che preveda i seguenti punti:
  • Controllare periodicamente i file, eseguire cioè la verifica dei checksum precedentemente creati.
  • Approntare un’adeguata strategia di backup (copie di sicurezza).
Entrambe le mansioni (controllo dei file, creazione e gestione delle copie di sicurezza) possono essere affidate a tecnici specializzati con una spesa piuttosto contenuta.
  • Regolamentare l’accesso
    Regolamentare l’accesso ai dati. Ciò può avvenire restringendo il numero di persone che possono accedere con il rispettivo account al PC, oppure impostando in modo chiaro i diritti relativi al luogo di salvataggio dei dati.
  • Testare l’infrastruttura IT
    Dal momento che i dischi rigidi e altri tipi di memoria hanno durata limitata, bisogna pensare per tempo alla sostituzione di parti di computer o di interi PC prima che eventuali difetti portino a perdite di dati.
  • Formati dati
    Anche i formati dati con il tempo diventano obsoleti. Un regolare controllo tecnico permette di riconoscere per tempo la necessità di una migrazione del formato, e di realizzarla secondo un piano predefinito.
  • Documentazione
    Documentare tutte le procedure di lavoro è parte fondamentale per garantire un livello adeguato di qualità. Dovrebbe essere organizzata in modo tale da permettere a terzi di orientarsi facilmente nell’archivio e nella sua struttura.
 
I testi di questo corso di formazione online prendono spunto dagli articoli realizzati da diversi autori per i manuali dedicati ai rispettivi argomenti (pubblicati in Rete sul sito https://www.lichtbild-argentovivo.eu e usciti con la licenza CC BY 4.0). I testi dei manuali sono stati adattati dagli operatori del progetto Argentovivo per renderli fruibili nell’ambito di un corso online.

[1] Ulteriori informazioni disponibili sul sito della KOST (16/12/2018)